Time management - planificarea

Cati dintre noi nu ne facem liste de tipul "to do", in care avem 10 - 20 de puncte din care reusim sa indeplinim doar o fractie? Dupa aceea adaugam lucrurile nefacute astazi la programul zilei urmatoare. Astfel, in fiecare zi acumulam lucrurile nefacute in zilele precedente, stam la birou cu mult peste orele de program ca sa mentinem numarul lucrurilor de facut sau de gestionat la un nivel cat mai mic si poate chiar sa schimbam aceasta situatie, astfel incat lista lucrurilor de facut sa scada.

Cati dintre noi nu ne bucuram de weekend, pentru ca este momentul in care, in sfarsit, putem sa recuperam tot ceea ce a intervenit de facut "urgent" in timpul saptamanii?

Cati dintre noi nu lucram deja intr-un context in care totul este "urgent", astfel incat prioritizarea timpului ajunge de fapt sa nu mai fie necesara, pentru ca "viata" a decis deja pentru noi ce sa facem mai intai pentru ca este "urgent"?

Cati dintre noi nu avem deja in minte lucrurile de facut si totusi nu punem totul pe hartie, in parte pentru ca ar fi peste masura de coplesitor? Cu alte cuvinte... cati dintre noi caram "muntele" in spate?

Poate unii dintre noi ne-am dori sa avem o zi de 36 de ore... Cred insa ca, in aceasta situatie, cea mai eficienta ar fi poate prima zi a saptamanii, dupa care am umple cele 36 de ore asa cum umplem si cele 24 de ore.

Cateva lucruri devin evidente:
1. Mai mult timp nu va gestiona problema noastra;
2. Cu cat aria de responsabilitate este mai mare, cu atat intreruperile vor fi mai dese si mai numeroase.

Un lucru este clar: daca ceva nu se schimba radical in abordarea individuala privind gestionarea timpului si a ceea ce este de facut, sau daca ceva nu se schimba in ceea ce priveste circumstantele, este previzibil ca lucrurile vor ramane asa cum sunt. in plus, daca ceva ar fi fost posibil de facut, deja s-ar fi facut.

Lucrurile in acest domeniu persista din cauza unui context, a unui punct de vedere in fundal nedezvaluit, care duce la o abordare previzibila in actiuni, sentimente si feluri de a fi: traim ca si cum intr-o zi, cu ajutorul unui sistem extrem de performant, vom putea gestiona TOT ceea ce este de facut...

O idee radicala: nici un sistem nu ne va permite sa facem tot ceea ce este de facut si niciodata nu vom face totul.

O alta idee radicala: Sa ne uitam la ceea ce facem de fapt... Daca privim obiectiv la ce se intampla in viata noastra de zi cu zi, in fiecare zi sunt a) lucruri pe care le facem acum, b) lucruri pe care nu le facem acum, dar avem un angajament sa le facem intr-un viitor apropiat si c) lucruri... pe care desi sincer am dori sa le facem, nu le facem niciodata acum.

Daca ne uitam mai atent la lucrurile pe care le facem acum, acestea sunt lucruri cuprinse sau nu in agenda zilnica. Lucrurile pe care le facem acum, dar nu sunt cuprinse in agenda zilnica sunt "intreruperi".  Aceste intreruperi ne surprind cand apar. De multe ori ne raportam la ele la nivel emotional ca si cum ele nu ar trebui sa se intample.

Uitati-va peste activitatea din ultima saptamana sau chiar din ultima luna, si spuneti adevarul - cat la suta sau cate ore de intreruperi se intampla in fiecare zi? Cand faceti planificarea zilnica, luati in considerare acest lucru si il puneti in calendar ca orice alt lucru de facut? 

De exemplu, daca am patru ore de intreruperi in medie pe zi, as putea sa imi pun in calendar o activitate "intreruperi" de patru ore si sa planific restul de patru sau cinci ore cu lucruri de facut. Acest lucru ne poate dezorienta la inceput, pentru ca evident ramane mai putin timp pentru ceea ce este de facut, dar este ca si in legile naturii: gravitatiei nu-i pasa de ceea ce simtim, ea actioneaza 24 de ore din 24. Pana la urma tot veti face ceea ce puteti face dupa ce faceti fata intreruperilor.

Planificarea intreruperilor va poate oferi de fapt o stare de bine, de calm, in care puteti sa faceti fata intreruperilor ca la ceva ce era de asteptat.

Experienta oamenilor care va intrerup va fi cu totul alta, pentru ca ii asteptati si le puteti acorda din plin atentia dumneavoastra.

O alta idee radicala: considerati ca ceea ce gestionati prin planificare nu sunt lucruri de facut; puneti-va intrebarea "cine sunteti pe perioada activitatii planificate (sau a "ocaziei").  De ce faceti ceea ce "trebuie" sa faceti?

Sigur ca apar alte provocari: totusi nevoile de la birou cer un plus de munca, fata de cel planificat sau neplanificat. Asa este? Cum rezolvati dilema?

O schimbare radicala in caruselul acesta previzibil in relatia cu timpul inseamna:
1. Sa confruntati "muntele", sa stiti tot ce s-ar putea sa fiti nevoiti sa faceti candva;
2. Sa planificati activitati in care faceti "ceea ce faceti acum", luand in considerare cu adevarat timpul disponibil pentru asta;
3. Sa planificati in orarul a cel mult doua saptamani ceea ce "nu faceti acum"; cu timpul, va deveni evident care sunt lucrurile pe care "niciodata nu le faceti acum".