Moda implementarii ERP-urilor

ERP inseamna Enterprise Resource Planning si integreaza (sau incearca sa integreze) toata informatia si procesele unei companii intr-un sistem unificat. Cand ma refer la informatie, ma refer la cea in format electronic - la date. Termenul de ERP se referea initial la sisteme proiectate sa planifice folosirea marilor resurse ale companiei si provine din Manufacturing Resource Planning, care i-a urmat lui Material Requirements Planning. In zilele noastre, termenul a capatat o aplicabilitate mult mai larga.

Un software ERP incearca sa acopere toate functiile de baza ale unei societati, putand fi folosit atat de societatile cu profit, cat si de cele non-guvernamentale, guvernamentale, non-profit si alte organizatii mari.

Programul necesita mai multe componente software si hardware ca sa poata fi integrat. Ingredientul ce nu poate lipsi este baza de date unificata, care stocheaza informatia pentru diversele module ale sistemului. Din punct de vedere tehnic, un pachet software care asigura sistemul de plati si pe cel contabil poate fi considerat un pachet software de tip ERP.

Solutia all-in-one
Introducerea unui sistem ERP in locul a doua sau mai multe aplicatii independente elimina nevoia unei interfete externe care ar fi interconectat sistemele vechi. Totodata, aduce o gama larga de beneficii aditionale, incepand de la standardizarea si reducerea intretinerii (un sistem in loc de mai multe) pana la usurinta obtinerii de rapoarte si cresterea capacitatii de raportare.

Un sistem ERP "sustine" productia, serviciul logistic, distributia, inventarierea, livrarea, serviciul de facturare si contabilitatea unei companii. Acest sistem poate ajuta la controlul multor activitati cum ar fi marketingul, managementul calitatii, managementul resurselor umane, etc.

Adesea sistemele ERP sunt incorect denumite back office systems, indicand ca publicul si clientii in general nu sunt direct implicati. Aceasta este in contrast cu front office systems, cum ar fi modulul CRM (customer relationship management) care interactioneaza direct cu clientii, sau orice modul care functioneaza pe principiul unui software de eCommerce.

Modulele unui ERP se intrepatrund si interactioneaza acoperind intreaga companie. Toate departamentele functionale care sunt implicate in operatiuni sau productie sunt integrate intr-un singur sistem. EAS - Enterprise Application Suite - este un nou nume pentru un ERP dezvoltat care acopera toate segmentele de business, folosind un browser obisnuit de Internet ca si interfata client.

Pentru comparatie, inaintea implementarii conceptului de sistem ERP, departamentele dintr-o organizatie (de exemplu, resurse umane, plati sau financiar) ar fi avut fiecare un sistem software separat. Sistemul de la resurse umane contine informatii despre departament, organigrama si detalii personale despre angajati. Sistemul de la departamentul plati calculeaza si stocheaza informatii despre platile facute. Sistemul de la departamentul financiar stocheaza tranzactiile financiare ale organizatiei.

Fiecare sistem informatic in parte ar trebui sa se bazeze pe un set comun de date, pentru a putea comunica unul cu celalalt. Pentru ca departamentul de resurse umane sa trimita informatii despre retributia unui salariat catre departamentul de plati, va fi atribuita o marca de angajat (un numar unic de identificare) care ramane fixa pentru identificarea exacta in cele doua sisteme informatice.

Sistemul departamentului financiar nu a fost interesat de detaliile personale ale angajatului, ci numai de platile efectuate de sistemul departamentului de plati (taxe, impozite, etc). Asta genereaza complicatii, deoarece o persoana nu poate fi platita de departamentul de plati fara sa aiba o marca de angajat.

Dupa implementarea unui astfel de sistem, software-ul ERP combina datele din aplicatiile anterioare care erau separate si le unifica, le sincronizeaza, facand sa dispara separarile. Standardizeaza si reduce numarul de aplicatii specifice fiecarui departament.

Implementare asistata de specialisti
Cand se implementeaza un sistem ERP, societatea are in esenta de ales intre personalizarea unui software ERP si modificarea proceselor de business conform unui model a carui functionalitate si eficienta au fost demonstrate, sunt integrate si livrate in pachetul software.

In general, se tinde catre a doua optiune, cea a unui model de business, deoarece acesta livreaza solutia la pachet, asigurand compatibilitate si omogenitate cu alte modele de business. Se asigura astfel posibilitatea de intercomunicare intre firme.

Toate acestea trebuie luate in considerare in contextul integrarii europene, cand incepem deja sa vorbim de necesitati comune de business la nivel comunitar.

Prima optiune, a personalizarii pachetului software, este aleasa in principal de companiile de nivel mediu (ca dezvoltare). Costurile de implementare vor include pretul pachetului de baza, la care se adauga pana la 50% pentru personalizarea acestuia pe modelul personal de business.

De obicei, implementarea unui ERP nu se face cu forte proprii, deoarece costurile sunt mult mai reduse atunci cand se apeleaza la un specialist consultant.

Durata implementarii depinde de gradul de dezvoltare al afacerii, de scopul in care se fac modificarile proceselor de business si de dorinta clientului de a-si insusi noul sistem.
Un proiect mic (de exemplu, o companie cu mai putin de o suta de angajati) poate fi analizat, planificat si implementat in trei luni; pentru companii mari (multinationale sau cu mai multe locatii) implementarea poate dura si ani intregi.

Unul dintre cele mai importante aspecte ale implementarii este ca societatea sa si-l insuseasca si sa-l aplice. De cele mai multe ori, companiile apeleaza la ajutorul celor de la care achizitioneaza produsele sau la firme de consultanta. Aceste firme asigura servicii la nivel profesional - consultanta, personalizare si suport.

Echipa de consultanta este in principiu responsabila cu implementarea si livrarea produsului in stadiul final. De obicei, acest stadiu mai presupune scolarizari de personal pentru folosirea produsului, crearea de proceduri la nivelul firmei, sfatul specialistului despre cum se utilizeaza sistemul in sensul imbunatatirii procesului de business, optimizarea sistemului si asistenta in crearea rapoartelor si extragerea datelor complexe sau in implementarea unui sistem de tipul Business Intelligence.

Echipa de consultanti este responsabila atat de planificarea, cat si de testarea implementarii, aceasta fiind o parte critica a proiectului care adesea este trecuta cu vederea.

Mularea pe ADN-ul companiei
Personalizarea unui ERP este un proces de extindere si/sau de schimbare a felului in care sistemul functioneaza prin scrierea/modificarea interfetei cu utilizatorul si a programului in sine (a codului sursa), urmarindu-se ca modelarea procesului de business pe calapodul ERP-ului sa fie cat mai usoara. Modificarile facute in vederea personalizarii reflecta fluxurile interne ale companiei, care nu sunt cuprinse in software-ul initial.

Tot la capitolul personalizare intra si modificarile aduse pentru a crea o interfata cu programele existente care vor ramane in folosinta. Unele ERP-uri realizeaza rapoartele la modul generic in asa fel incat se simte nevoia unei personalizari pentru a obtine date cu adevarat interesante pentru management. Este foarte important sa se observe daca aceste tipuri de implementari nu necesita cumpararea unor module suplimentare, asa-numitele "third party plug-ins" care interfateaza cu ERP-ul si obtin informatia dorita.

Odata implementat sistemul, compania intra in stadiul de "suport si intretinere", stadiu in care echipa desemnata se asigura ca software-ul lucreaza in parametrii optimi.

Pentru minimalizarea costurilor aditionale si satisfacerea necesitatilor reale ale departamentelor, in stadiul de planificare trebuie sa se formeze un comitet de lucru condus de un consultant si un sef al departamentului asupra caruia se face analiza. Aceasta componenta va permite proiectarea pe termen lung, exact pe necesitatile clientului, minimizandu-se necesitatea aplicarii unor pachete software aditionale viitoare. Un contract de service si mentenanta asigura updatarea aplicatiei si suportul necesar (post-implementare).

Multe dintre problemele pe care le au companiile cu sistemele ERP sunt cauzate de investitii neadecvate in scolarizarea personalului implicat pentru folosirea sistemului. Un sistem ERP este bun si de ajutor pentru cine stie ce presupune un astfel de software si pentru cine este capabil sa faca modificarile necesare in procesul de business.

Un ERP implementat cu succes, dar in care datele nu sunt corect introduse, nu va reflecta niciodata realitatea prin rapoartele sale si nu va ramane decat un mod extravagant de a cheltui banii companiei si a pierde timpul prin interminabile sedinte de analiza.

*Rares Negrea, 32 de ani, lucreaza in domeniul IT din 1994. In prezent este administrator de retea la Romexpo si, in paralel, intretine serverele a inca doua companii din Bucuresti.