Comunicarea digitizata, motor al organizatiilor eficiente

Organizatiile si marile companii de pe piata din Romania sunt structuri extrem de complexe, entitati ce isi modeleaza procesele interne pe baza a nenumarate proceduri si reguli. Trecerea la o cultura de tip corporatie pentru o firma ce pana acum cativa ani isi derula activitatile “in familie” este un proces destul de dur, cel putin privit din punctul de vedere al angajatului. Daca in sectorul public vorbim de alinierea la standardele europene si internationale, in cel privat masurile luate vizeaza direct cresterea gradului de competitivitate.

De asemenea, presate de necesitatea scaderii cheltuielilor, marile corporatii se orienteaza catre optimizarea si armonizarea tuturor activitatilor interne. Atingerea unui nivel inalt de performanta tine totodata si de felul in care fluxul de date si informatii este transmis in interiorul companiei. O mare parte dintre aceste subiecte si-au gasit rezolvarea acolo unde tehnologia s-a impletit intr-un mod eficient cu diferitele forme de comunicare. Fie ca vorbim de transmiterea unei facturi, de trimiterea unei felicitari sau a unui raport, de mesagerie, de e-mail sau videoconferinte, transmiterea informatiei tinde sa fi e complet digitizata. Sunt cateva tendinte clare in acest sens iar piata de solutii IT configurate pentru rezolvarea acestui tip de probleme este intr-o continua expansiune.

La fel cum Internetul tinde sa devina principala platforma de comunicare externa pentru milioane de utilizatori, fie ei persoane fi zice sau mari companii, tot asa solutiile software dezvoltate de companii precum IBM, Oracle sau Microsoft dau rezolvari din ce in ce mai bune problemelor ce tin de schimbul intern de mesaje si informatii. Eliminarea birocratiei este de asemenea un factor ce da un plus de viteza proceselor de luare a deciziilor, de fl uenta a fl uxului de date si de eficientizare la nivel comunicational. La o prima impresie, consumatorul sau mai bine zis beneficiarul unor astfel de solutii de optimizare ce provin din zona IT poate trage concluzia partial gresita ca prin simpla configurare a unui sistem si prin simpla instalare a unui soft problemele sale sunt rezolvate. Ca intotdeauna lucrurile nu sunt atat de simple pe cat ne-am dori.

O componenta de baza a unui proiect ce urmareste imbunatatirea proceselor de comunicare interna si reducerea costurilor din cadrul unei organizatii este cea de consultanta. In general astfel de proiecte mai au ca obiective pe langa cele mentionate mai sus si crearea unui sistem performant de managenment al resurselor sau asigurarea si protectia datelor. Consultanta are scopul de a identifica punctele slabe si de a contura idei pertinente si de perspectiva pentru client, in colaborare cu acesta.

De fapt, vorbim de o abordare de tip blueprint, in care este definita intreaga arhitectura a unui sistem informational si de comunicare cu scopul precis de a defini punctele cheie si de a pune in valoare oportunitatile intalnite la fata locului. Odata cu implementarea proiectului, acest lucru devine un proces continuu datorat gradului ridicat de customizare. In general astfel de sisteme comunicationale, desi folosesc platforme similare sau identice nu se aseamana foarte tare. Fiecare solutie trebuie pliata pe structura fiecarei organizatii in parte. Astfel, companiile de software au creat suite de programe care sa acopere cat mai multe aspecte ce tin de diferitele canale de comunicare. De exemplu, in suita IBM avem un soft de mesagerie similar cu cel de la Yahoo. Ca un dezavantaj minor al acestor solutii software se observa lipsa unor interfete suficient de prietenoase. Urmarind utilitatea, producatorii platformelor software de acest gen au lasat in plan secund elementele legate de interfata. Acest fapt, desi pare o problema de plan secund nu trebuie tratat astfel. Este sufi cient sa aruncam o privire in curtea celor de la Apple si sa vedem ce au facut cu iPhone-ul si ne vom da seama de insemnatatea unei interfete bine desenate. Bineinteles ca factorii tehnologici de varf joaca un rol de baza insa, daca stam sa ne gandim bine, pe piata la ora actuala tehnologiile nu mai fac atat de mult diferenta. Nu au aparut tehnologii atat de noi incat sa schimbe paradigma actuala si sa revolutioneze piata.

Factorii care fac diferenta sunt pretul si felul in care este imbracata informatia. Cu cat mai prietenos si mai facil in utilizare, cu atat mai bine. O buna interfata iti salveaza mult din timpul consumat pentru efectuarea unei comenzi iar, cum in afaceri timpul inseamna bani, concluzia vine de la sine. Designul, tehnologia, know-how-ul si costul redus sunt factorii determinanti pe orice piata. Daca cele de mai inainte suna a truism, modul in care sunt asezate una in raport cu cealalta de catre o casa de software tine de experienta si de caracterul vizionar al companiei. Revenind la comunicarea interna in cadrul organizatiilor, de exemplu in cazul celor din sectorul pubilc, rezistenta la schimbare este cu atat mai mare cu cat proiectul presupune invatarea unor noi limbaje sau abilitati din partea angajatilor. Implementarea unor solutii software de management al informatiei pe o platforma cu o interfata greoaie poate sa ingreuneze bunul mers al proceselor de comunicare. Sunt aspecte pe care trebuie sa le avem in vedere atunci cand alegem o solutie in detrimentul alteia. Pana la urma, tot ce tine de informatie si interactiunea ei cu factorul uman tine de comunicare si de felul in care „experimentezi” informatia. De exemplu, o arhiva electronica iti da posibilitatea unui raspuns mult mai prompt catre client decat una in care documentele sunt stocate fizic, sub diferite forme.

Managerii marilor corporatii au inteles insemnatatea acestor sisteme, insemnatatea patrunderii in procent cat mai mare in mediul digital, raportat la tendintele globale de diminuare a consumului necontrolat de resurse. Platformele tehnologice disponibile dau solutii pentru o multitudine de elemente precum portalurile web, managementul documentelor, planificarea resurselor, arhivare electronica, e-learning etc.

Virtualizarea castiga din ce in ce mai mult teren, iar comunicarea in general, pe langa functiile de informare, relationare sau entertainment tinde sa-si dezvolte intensiv rolul de componenta esentiala in procesele de eficientizare a productivitatii si de reducere a costurilor, de management al datelor si fluxului de informatii.

articol scris de Cristian PASARICA -