In umbra sefului si mereu cu doi pasi inainte

Intre functiile de personal assistant (PA) si assistant manager delimitarile sunt foarte fine si adesea granitele se confunda. Consensul general este ca prima se orienteaza cu predilectie pe viata personala a unui manager, iar a doua este strans legata de responsabilitatile la birou ale sefilor.

"PA-ul se ocupa de viata sociala a managerului - agenda sociala, calatorii, administrarea finantelor", explica Simona Halichias, assistant manager pentru Cosmin Cocean, vicepresedinte Rompetrol Rafinare. Mai bine de un an Halichias a fost asistenta personala a presedintelui grupului, Dinu Patriciu. "In momentul in care responsabilitatile se transfera la birou, PA-ul se transforma in assistant manager - un "alter ego" al managerului. Aceasta functie presupune ca la un anumit punct, asistentul va putea prelua o buna parte din atributiile sefului sau, de aceea trebuie sa fie capabil sa il inlocuiasca atunci cand este nevoie".

In continuare, insa, atitudinea fata de o astfel de titulatura este umbrita de prejudecati, rolul asistentului fiind minimalizat.

"Este in primul rand o greseala de perceptie a managerilor", explica Halichias. "Foarte multi nu inteleg care sunt atributiile pe care le implica acest post. Cand isi angajeaza o asistenta se gandesc de fapt la secretara. In Statele Unite sau Marea Britanie, multi barbati ocupa pozitia de assistant manager, tocmai datorita acestei laturi de business pe care o implica postul. In Romania este invers, in mare parte din cauza perceptiei gresite ca assistant managerul este de fapt secretara".

Lucrurile stau la fel si in cazul asistentei personale, spune Daniela Lech, PA pentru Yaron Ashkenazi, director general Centre Ville Complex & Commercial Area. "Unii ar spune ca aceasta ingrata pozitie isi cauta inca locul in Romania. Cred ca lucrurile se vor aranja odata cu structurarea pietii muncii".

Gianina Ionita, asistenta personala a lui Panos Manolopoulos, managing partner la Stanton Chase International, crede ca un alt element important este increderea pe care managerii trebuie sa o capete in PA.

"Respectarea confidentialitatii este obligatorie. Daca ce stii tu stiu si ceilalti, atunci nu mai esti un PA", explica ea. "Multi manageri nu sunt inca pregatiti sa angajeze un PA, pentru ca nu vor sa isi puna problemele confidentiale pe tava. Este foarte greu sa ai incredere".

Simona Halichias este de acord. "Cea mai mare greseala pe care o poate face un assistant manager este sa nu stie cum sa jongleze cu informatiile pe care le detine. Trebuie sa uiti automat anumite lucruri si sa iti cunosti locul. intr-un astfel de post functioneaza legea Omerta - nu vezi, nu auzi, nu vorbesti".

In umbra sefului

La 25 de ani, Geanina Ionita isi imparte responsabilitatile de la Stanton Chase International intre partea de PR & comunicare, research si pozitia de PA.

"Venind din mediul economic, nu m-as fi gandit vreodata sa ajung sa lucrez in PR si comunicare", povesteste ea. "Panos Manolopoulos mi-a descoperit aceste aptitudini si a fost pentru mine o adevarata rampa de lansare profesionala".

A devenit asistenta personala in septembrie 2006. De atunci, cei doi formeaza o echipa adevarata. 
"Sunt umbra sefului meu - oriunde este el sunt si eu, orice activitati intreprinde sunt la curent. Am ajuns chiar la un nivel la care ne intelegem din priviri", zambeste Ionita. 

Fiecare zi de lucru incepe cu o sedinta. "Discutam programul, stadiul de lucru in care se afla diferite proiecte, clientii target de abordat. Rolul meu in proiectele pe care le desfasoara este sa obtin si sa detin informatiile despre clientul respectiv. El fiind atat de ocupat, nu poate retine tot", explica Ionita.

Tot ea se ocupa de imaginea lui in public, pornind de la sugestii in privinta vestimentatiei pana la discursul pe care il tine.

"La inceput, eram destul de reticenta sa ii fac diferite observatii, dar acum stiu ca astfel de observatii sunt constructive pentru imaginea lui", spune ea. "Desigur, a trebuit sa ii castig increderea in timp, pentru ca fara incredere, o relatie solida nu se poate construi".

Halichias de la Rompetrol spune ca un asistent bun este intotdeauna cu doi pasi inaintea sefului, fiind la curent cu tot ce se intampla relevant in domeniu. "Aspectele operationale si de strategie ale businessului ocupa majoritatea timpului sefului meu, deci el nu poate face acest lucru. Eu ma informez si il anunt despre lucrurile semnificative. Cheia unui assistant manager bun este anticiparea". 

O alta responsabilitate este pe partea contractuala. "Asta tine de documentatie", explica ea. "Totul trebuie analizat cu mare atentie. El nu are timp sa citeasca un contract de 270 de pagini. Trebuie sa o fac eu pentru el".
La cinci ani in functie, Daniela Lech si-a depasit demult sarcinile pur organizatorice.

"Sunt convinsa ca sunt atipica pentru un PA", recunoaste ea, "pentru ca fac foarte multe lucruri. Eu am decorat parte din apartamentele complexului Centre Ville. De asemenea, cum seful meu decide partea de publicitate, eu tin contactul cu agentia".

Rampa de lansare sau cariera in sine

Inainte de a opta pentru un astfel de post, candidatul trebuie sa isi stabileasca targetul, spune Lech - daca vrea un post permanent sau un punct de plecare.

"Trebuie sa se gandeasca bine daca personalitatea o/il avantajeaza", subliniaza ea.

A fi mana dreapta a directorului aduce nesperate oportunitati profesionale, dar reversul medaliei este ca lucrurile nu sunt niciodata simple. Totul depinde de soliditatea relatiei dintre cei doi si de abilitatea asistentului de a face fata problemelor inerente postului.

"In fiecare companie se creeaza aliante intre sefi, pe de o parte, si angajati, pe de alta parte", spune Geanina Ionita. "Eu sunt undeva la mijloc si cunosc pozitia ambelor parti in anumite situatii, motivele pentru anumite decizii, nemultumirile ce apar. Uneori ma confrunt cu respingerea uneia dintre parti, pentru ca aparent iau apararea celeilalte".

Daniela Lech pune mare accent pe diplomatie.
"PA-ul este interfata managerului cu ceilalti - cu colegii pe plan intern si cu cei din afara. seful tau poate avea o personalitate, dar datoria ta este sa ii creezi o alta imagine in fata oamenilor".

Sunt situatii, continua ea, cand viziunea sefului fata de o problema este prea "sintentica". "Intervine aici discernamantul si puterea ta de a-l convinge sa faca un anumit lucru. De foarte multe ori imi asum raspunderea in ceea ce priveste anumite decizii. Este foarte important sa alegi momentul la care sa iti aborezi seful".

Carieristic vorbind, postul de PA sau assistant manager ofera o viziune de ansamblu asupra business-ului, concluzioneaza Simona Halichias. "Sunt foarte multe de invatat, ai acces la informatii, la intalniri. Saltul profesional poate fi impresionant, daca iti doresti acest lucru". 

Geanina Ionita da exemplul predecesoarelor sale. "Cea din Grecia a ajuns Consilierul Ministrului elen al Tineretului", spune ea. "Predecesoarea mea din aceasta companie este acum Head of Research si pe viitor poate deveni, treptat, consultant si chiar partener in cadrul companiei". 

Viitorul ei ar putea include un post de PR regional, aflat deocamdata in stadiu de proiect al companiei. "Pentru moment, insa, mai am de invatat".

Modele exista, ca in orice alta profesie. Asemeni functiei, insa, ele raman adesea pentru marele public la fel de anonime ca si functia insasi. incercand sa se autodefineasca, Daniela Lech descrie un personaj "in situatii delicate, de obicei femeie, carand genti grele in timp ce bratele ii sunt pline de dosare, moment in care suna mobilul si nu mai are o mana disponibila sa raspunda".

O ipostaza adesea surprinsa de altfel si in filme cu si despre aceste femei - "Career Woman", "America's Sweethearts" sau recentul "Diavolul se imbraca de la Prada"...

Daniela Lech, Bucuresti Turism

"Esti omul sefului, infrunti in locul lui ostilitatea subalternilor, lupti cu inertia; el, seful, nu are rabdare cu tine, tu trebuie sa ai rabdare cu el. Pe plan extern, trebuie sa fii diplomat. Tu esti mediatorul, mergi pana la a fi victima, daca interesele societatii o cer. in final, rezultatul conteaza".

Repere profesionale
 - Facultatea de management, ASE;
 - Bursa pentru studii economice la Cariplo, Italia;
 - Activitate de antreprenoriat;
 - Director executiv la o companie de textile.

Geanina Ionita, Stanton Chase International

"Respectarea confidentialitatii este obligatorie. Daca ce stii tu stiu si ceilalti, atunci nu mai esti un PA. Greseala primordiala a unui personal assistant este sa abuzeze de putere".

Repere profesionale
 - Invatatoare pentru o perioada scurta;
 - Facultatea de Finante - Contabilitate, Universitatea Artifex;
 - Secretara la Fabrica de tigari "Standard Tobacco" ;
 - Assistant manager la o firma de consultanta.

Simona Halichias, Rompetrol Rafinare

"Pozitia de assistant manager te dezvolta pe foarte multe planuri. Partea proasta este ca nu ajungi sa excelezi in nimic. Dar poti sa faci fata in orice situatie, ceea ce este nemaipomenit pentru tine ca om".

Repere profesionale
 - Facultatea de Limbi Straine; Master in Filologie;
 - Assistant manager la o firma de brokeraj;
 - Assistant manager la Fondul National de Restructurare Dunarea, unde a administrat un portofoliu de 350 de societati;
 - Office manager la fondul de investitii Romania & Moldova Fund.